Les Randonneurs associés  “Le Club”

Règlements généraux

Vision

Le Club a rempli son mandat  lorsque tous les membres considèrent que leurs activités avec le Club ont atteint ou dépassé leurs attentes par rapport au défi, niveau d’intérêt, responsabilité environnementale et respect des valeurs communautaires.

Mission

La mission du Club est d’offrir aux membres des activités de plein air intéressantes et appropriées à la saison tout en respectant les capacités physiques de ses membres. Le Club proposera des parcours et fera preuve de leadership dans le respect de l’environnement et des lois et règlements des municipalités qui accueillent l’événement.

Adhésion

L’adhésion est ouverte à toute personne âgée de 18 ans et plus. Le Club se réserve le droit de demander une preuve de bonne santé à tout membre avant de lui permettre de participer à une activité.

Administration

Le Conseil d’administration se compose d’un président, d’un vice-président, d’une secrétaire, d’une trésorière, du président sortant et de deux membres administrateurs choisis pour la gestion des affaires du Club. L’un de ces deux membres administrateurs sera également membre du Conseil d’administration des Randonneurs associés (RARA).             D’autres membres peuvent faire partie de l’administration si le Conseil d’administration en voit la nécessité. Le Club désignera tous les postes à l’assemblée générale annuelle et les directeurs seront élus pour une période de deux (2) ans. Le président fixera les dates de tenue des réunions du Conseil. Au moins six (6) réunions se tiendront chaque année et trois (3) administrateurs seront nécessaires pour faire le quorum.

Responsabilités

En conformité avec les règlements du Club, le Conseil d’administration sera responsable de:

  1. Gérer les finances du club.
  2. S’assurer que toutes les activités sont consignées et archivées, y compris, mais non limité à, les procès-verbaux de réunions, les adhésions, les activités, les sentiers et les  routes.
  3. Désigner des chefs de file qualifiés.
  4. Établir et maintenir une étroite collaboration avec les municipalités environnantes.
  5. Diffuser, par courriel, un bulletin d’information au besoin.
  6. Organiser des événements sociaux pour les membres lorsque, et si, ces derniers sont intéressés.
  7. Former des comités, au besoin, pour travailler sur des sujets particuliers.
  8. Préparer le budget annuel pour le Club.
  9. Présenter un rapport financier vérifié aux membres du Club, chaque année lors de l’Assemblée générale annuelle.
  10. Organiser et participer à l’Assemblée générale annuelle.
  11. Présenter une sélection de candidats potentiels pour des postes au Conseil d’administration à tous les membres lors de l’Assemblée générale annuelle.

Obligations

  1. Le président préside toutes les réunions du Conseil d’administration du Club et y votera.
  2. En l’absence du président, le vice-président remplit les obligations du président.
  3. Le secrétaire doit:
    1. Convoquer les membres à toutes les réunions à la demande du président, en accordant aux membres quatorze (14) jours de préavis avant l’Assemblée générale annuelle.
    2. Préparer l’ordre du jour des réunions.
    3. Préparer les procès-verbaux de toutes les réunions des membres du Club.
    4. Tenir les livres et registres appropriés pour le Club.

4.  Le trésorier doit:

a.   Conserver les dossiers financiers du Club.

b.   Présenter les états financiers du Club, sur demande,  lors des différentes   réunions du Club.

5.   Les autres membres du Conseil présenteront un rapport, selon leur domaine d’activité tel que défini par le Club.

Comités

Le Conseil d’administration formera des comités de travail portant sur différent sujets, selon les besoins. Il n’est pas nécessaire que le président ou la présidente de ces comités soit membre du Conseil d’administration, mais il/elle se rapportera au Conseil.

Les comités devront inclure, sans y être limités:

  1. Sorties aux deux semaines
  2. Cartographie
  3. Bulletin
  4. Protection et sécurité
  5. Activités sociales
  6. Activités à l’extérieur de la région
  7. Questions médicales
  8. Vérification des comptes

Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle se tiendra chaque année au mois d'octobre, à une date déterminée par le président. La secrétaire adressera un avis de convocation écrit à tous les membres du Club au moins quatorze (14) jours avant l’assemblée.

L’ordre du jour de l’AGA comportera  les points suivants:

  1. Le procès-verbal de la dernière rencontre
  2. Les points émergeants de ce procès-verbal.
  3. Les rapports des activités de l’année par tous les membres du conseil.
  4. Les états financiers vérifiés pour les douze (12) mois précédents.
  5. Le budget pour l’année à venir.
  6. Les propositions de candidature pour les gestionnaires et administrateurs du Conseil et l’approbation de ces candidatures.
  7. Les amendements proposés aux statuts et règlements généraux.
  8. Tout autre sujet.
  9. Pour une AGA, le quorum sera de dix (10) membres actifs et présents.

Candidatures

Un comité de sélection choisira les membres du conseil d’administration du Club.

À la réunion du conseil de septembre, une liste des postes à combler sera élaborée et un comité de sélection sera formé, présidé par le président sortant et comprenant un autre membre du conseil d’administration et un membre actif du Club. Le comité de sélection présentera ses choix au conseil et, si les choix sont acceptés et approuvés, à l’ensemble des membres de l’Assemblée générale annuelle.

La convocation à l’AGA contiendra une liste des membres proposés pour l’année à venir. Si, après l’envoi de l’avis, trois (3) membres du Club souhaitent soumettre la candidature d’un autre membre pour un poste au Conseil d’administration, ils devront envoyer leur proposition par écrit à la secrétaire du club, accompagnée d’une acceptation écrite du candidat; cette proposition doit être reçue au moins cinq (5) jours avant l’AGA.

L’année fiscale du Club s’étend du 1er octobre au 30 septembre.

Le mandat des membres du conseil d’administration s’étendra selon la durée déterminée, du 1er octobre au 30 septembre.

Le terme de service des administrateurs se chevaucheront de façon à ce que pas plus de trois (3) administrateurs ne changent en une année.

Le conseil d’administration nommera un administrateur remplaçant dans le cas où l’un des membres du conseil soit dans l’impossibilité de compléter son mandat.

Assemblée extraordinaire:

Le président ou au moins dix (10) membres actifs peuvent, selon les besoins, convoquer une assemblée  extraordinaire. Le président procède par résolution alors que les dix (10) membres actifs doivent faire une demande écrite au président, en spécifiant le sujet à discuter.

Dans le cas où une assemblée extraordinaire est convoquée, le/la secrétaire doit convoquer à cette assemblée tous les membres en règles du Club, quatorze (14) jours avant la réunion. L’ordre du jour doit énoncer uniquement les points à discuter lors de cette assemblée.

Terry Browitt, 22 mars 2010