Rapport de l'AGA - Octobre 2012


Rapport du président lors de l’Assemblée générale annuelle 2012

Bonsoir mesdames et messieurs et bienvenue à la  3e assemblée générale annuelle  des Randonneurs associés.

C’est pour moi un grand plaisir d’être ici ce soir pour  présenter à nos membres ce rapport annuel après avoir complété notre 2e année entière d’opération et j’annonce de très bonnes nouvelles au sujet de notre club qui a maintenant de bonnes bases solides et connaît un franc succès.
 
Nous sommes une organisation dont la mission première est “de Fournir à ses membres des activités extérieures intéressantes…” cette année, nous avons organisé une quantité d’évènements :
 
26 randonnées du dimanche matin ou sorties en raquettes et
 
10 activités d’une journée complète le samedi.
 
Au cours de l’automne 2011, nous avons organisé, à titre d’essai, des randonnées le samedi matin, suite à des demandes provenant de personnes qui trouvaient difficile  ou impossible d’assister aux randonnées du dimanche matin; malheureusement, ces sorties du samedi matin n’ont pas eu le succès escompté et en raison du manque d’intérêt, elles ont été annulées.
 
Lors de la fin de semaine de l’Action de grâce 2011, nous avons tenu la 3e randonnée annuelle du Père Demers, qui consiste en 2 jours de marche de Hudson à Rigaud. Malheureusement, nous l’avons annulée en 2012 par manque de chefs de file, mais nous aborderons ce sujet plus tard. 
 
À quelques reprises, durant l’année, nous avons aussi organisé des petits déjeuners, des repas au pub et des évènements  ‟vin et fromages”.
 
Même si je n’ai pas de statistiques officielles pour corroborer mes dires, je pense que la participation à nos activités atteint une moyenne de 20 à 30 personnes par sortie, ce qui représente une augmentation de 50% par rapport à l’année dernière.
Pour ma part, je continue à faire un point d’honneur de demander aux participants, surtout à ceux qui viennent pour la première fois, leurs impressions sur la randonnée et leur désir de revenir; et la réponse que je reçois est Presque toujours positive.
Certes, nous recevons quelques commentaires sur notre allure qui est trop rapide pour certains, trop lente pour d’autres, ce qui est normal, mais la plupart des gens se joignent au club et deviennent des habitués rapidement.
On s’en rend compte d’autant plus que déjà 75 membres ont renouvelé leur adhésion à ce jour, seulement un mois après la date de renouvellement de la plupart. À la fin de l’année fiscale, nous aurons fort probablement plus de 100 membres en règle.
 
Nous répondons aux besoins de notre communauté de différentes façons puisqu’il semble que nous soyons la seule organisation de la région à représenter la communauté des randonneurs et autres marcheurs. 
 
En janvier dernier, nous avons à nouveau accepté l’invitation de la ville d’Hudson à participer au Carnaval hivernal (Shiverfest) et les Randonneurs associés ont organisé une marche sur le lac gelé des Deux-Montagnes.
 
À Hudson, nous continuons à siéger au comité permanent chargé du développement et de l’utilisation du réseau de sentiers de la communauté et nous travaillons à compléter les sentiers en un seul sentier continu qui s’étire d’un bout à l’autre de la ville. Ce comité est composé d’employés, d’élus officiels et de nous-mêmes pour représenter les usagers.
Cela avance beaucoup plus lentement que je le souhaite à cause d’une bureaucratie excessive, mais au moins nous avons une voix autour de cette table et je crois que la ville comprend mieux nos besoins. 
 
Nous avons participé à la foire de la ville de Hudson à nouveau cette année, ce qui nous fait connaître et nous permet de nous impliquer plus dans la communauté.
 
Saint-Lazare a aussi mis sur pied un comité consultatif pour une meilleure utilisation des sentiers et une belle coopération entre les différents usagers: marcheurs, cavaliers et autres utilisateurs. Ce dossier a été relégué sur une tablette en cours d’année avec l’élection d’un nouveau maire, cependant nous avons rencontré récemment le Maire Robert Grimaudo et j’ai été agréablement surpris de constater l’intérêt qu’il porte à nos activités. 
 
Nous travaillons toujours avec la communauté équestre avec laquelle nous partageons plusieurs sentiers, ainsi qu’avec les propriétaires terriens locaux que nous rencontrons toujours avant une randonnée qui implique le passage sur leur terre et nous nous assurons d’obtenir leur autorisation. 
 
Toute cette action communautaire est bien accueillie et presque tout le monde accepte la fraternité des randonneurs et nous voit comme les individus responsables, respectueux des propriétés privées et de l’environnement que nous sommes.
 
Une autre question souvent négligée dans une organisation bénévole c’est la responsabilité financière et comme vous l’avez entendu, le Conseil, non seulement a mené ses opérations en respectant le budget  mais en fait a créé un surplus de presque 1500$. 
 
Mais qu’en est-il de l’avenir? Nous n’entendons pas nous reposer sur nos lauriers et le Conseil a déjà des projets ambitieux pour l’année prochaine. Les randonnées bimensuelles du dimanche matin, pilier de notre organisation,  se poursuivront mais nous chercherons à élargir nos horizons en proposant de nouvelles destinations. Les randonnées d’une journée complète le samedi se feront probablement au rythme d’une par mois.  
 
Les possibilités sont illimitées mais il ne faut pas oublier que nous sommes un organisme géré par des bénévoles.
 
Malheureusement, maintenant, venons-en aux mauvaises nouvelles. Cette année, la randonnée du Père Demers a dû être annulée car Martin Hofton et moi, qui organisions cet évènement par le passé, étions en Europe lors de la fin de semaine de l’Action de grâce. Et il nous a été impossible de trouver des chefs de file pour nous remplacer.
 
Il faut se rappeler que les frais annuels d’adhésion payés par chaque membre, qui reviennent à moins d’un dollar (1$) par évènement servent à couvrir les frais administratifs tels que l’assurance-responsabilité, l’adhésion à la Fédération québécoise de la marche et l’inscription au Registraire des entreprises et que toutes les autres tâches sont faites par des bénévoles.
Les membres doivent être conscients  que Les Randonneurs associés est un club à caractère participatif où l’on s’attend à ce que chacun participe à un moment ou à un autre et d’une manière ou d’une autre à la gestion de l’organisation.
Il est évident que nous avons besoin de personnes pour rechercher et explorer de nouveaux circuits, compétence que tout le monde n’a pas au moment de se joindre au club;  les gens peuvent aussi aider par exemple au contrôle avant un départ de randonnée, à l’inscription, à la rédaction d’un article pour un journal local, à la prise de photos, à toute tâche administrative et à la collecte de fonds occasionnellement. Il y a une place pour chacun dans la gestion et le leadership des Randonneurs associés.
 
Nous ne serons pas en mesure de diversifier les activités du club à moins que plus de gens ne s’impliquent dans l’exécution et la gestion de nos activités. 
 
En conclusion, je suis fier de dire que notre club, les Randonneurs associés, a connu une bonne année et je pense que l’avenir s’annonce encore meilleur. Rien de tout cela n’aurait été possible sans le travail et le dévouement des membres du Conseil d’administration. 
 
Anne Bourel, notre vice-présidente a été notre administrateur en chef, traductrice et liaison avec la ville de Saint-Lazare. Anne a aussi tenu les rênes chaque fois que j’étais absent, ce qui s’est produit souvent cette année.
 
Claude Fortier, qui a tenu à jour le calendrier des randonnées et activités et a toujours été capable de trouver un chef de file et un parcours intéressant. Claude s’occupe aussi de notre site internet et en a fait un endroit magnifique où l’on peut s’informer sur les prochaines activités et voir l’imposant album de photos ainsi que les comptes rendus de randonnées. 
 
Caroline O'Connor s’est jointe au Conseil au cours de l’été et y assume depuis le travail de secrétaire depuis la démission de Rosalie Shewchuk. 
 
Paul Michetti  s’est joint également au Conseil au cours de l’été et depuis, il a géré avec efficacité notre système d’inscription et s’assure que tous les frais sont dûment collectés, ce qui est très important pour notre survie. Il a mis en place un nouveau système de renouvellement basé sur la date anniversaire d’inscription du membre.
 
Diane Boileau toujours préoccupée par notre santé, s’assure que nous ayons avec nous la trousse d’urgence qu’elle nous a préparés. Elle va s’occuper également du renouvellement des cours de CPR cette année. C’est à Diane que nous devons aussi le café et les biscuits que nous dégustons ce soir.
 
Barb Gibb, notre éditrice qui corrige en particulier ma mauvaise grammaire  et s’assure que nous ayons une publicité adéquate. Barb est reconnue pour organiser les randonnées les plus originales et surprenantes; Attendez-vous à une belle randonnée dimanche prochain.
 
Votre Conseil travaille fort et mérite toute votre  appréciation.
 
D’autres personnes, sans être membres du Conseil, méritent votre reconnaissance:
 
Martin Hofton, notre éminence grise, qui recherché toujours de nouveaux parcours et passé des heures à discuter avec les propriétaires terriens afin que nous soyons bienvenus sur leurs terres.
 
Ann Peters et Terinex qui nous aident avec les fournitures de bureau.
 
 
Je voudrais remercier les personnes suivantes qui ont été chefs de file ou serre-file.
 
• Sylvain Cardinal
• Lise Chamberland
• Michèle Côté
• Édith Courchesne
• Al Gibb
• Michel Giroux
• Lise Grenier
• Alain Michel
• Marcel Plante
• Pierre Roy
• Brigitte Savage
• Monique St-Onge
• Rosalie Shewchuk 
 
Merci pour vos efforts et votre implication.
 
Enfin et surtout, ma chère épouse Louise qui n’aime pas la randonnée mais qui fait notre comptabilité et tient nos livres de compte en règle et les états financiers à jour.
 
Je remercie tous ces gens qui s’assurent que toutes nos activités se déroulent de façon sécuritaire et donnent tant de plaisir à tous nos membres.
 
J’en arrive à la conclusion de mon rapport et vous remercie de votre présence ce soir. Si vous avez des questions, je suis prêt à y répondre.
 
Conduisez prudemment lors du retour chez vous et au plaisir de vous revoir sur les sentiers.
 
Terry Browitt
 
22 octobre 2012
 
         
             

ÉTATS FINANCIERS

Les Randonneurs associés

   

Période d'opération : 1er octobre 2011 au 30 septembre 2012

   

Solde d'ouverture

2518, 31 $

   

Revenus

Montant en dollars

Campagne de finacement

42,06  $

Intérêts gagnés

0,38  $

Adhésions

2220,00  $

Frais d'invités

40.00  $

Randonnée du Père Demers

260  $

Paypal

0,32  $

Total des revenus

2562,76  $

   

Dépenses

Montant en dollars

Adhésion FQM

75.00  $

Assurances FQM

120.00  $

Site Web

  333,69  $ 

Fournitures de bureau

108.20  $

Articles de sécurité et promotionnels

295,49  $

Transport

478,50  $

Total des dépenses

1410.88   $

   

Surplus (Déficit)

1151,88  $

   

Solde de clôture

3670,19  $